Pracodawca zatrudniający lub noszący się z zamiarem zatrudnienia niepełnosprawnych podwładnych musi zatroszczyć się o odpowiednie przystosowanie ich stanowisk pracy. Koszty takiej adaptacji, po spełnieniu ustawowych warunków, można jednak odzyskać.

Zgodnie z art. 26 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej ustawa), pracodawca, który przez okres co najmniej 3 lat zatrudni osoby niepełnosprawne, może w oparciu o wniosek otrzymać ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Niepełnosprawnych zwrot kosztów poniesionych w związku z:

• przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób, stosownie do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności;
• adaptacją pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych;
• adaptacją lub nabyciem urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej funkcjonowanie w zakładzie pracy;
• rozpoznaniem przez służby medyczne potrzeb, o których mowa w wyżej wymienionych punktach.

O zwrot może ubiegać się każdy pracodawca. Nie ma tu znaczenia ani rodzaj prowadzonej działalności, ani też wielkość zatrudnienia. Należy jednak pamiętać, że poniesione wydatki odzyska się jedynie w przypadku zatrudniania osób niepełnosprawnych (art. 26 ust. 2 ustawy):

• będących bezrobotnymi lub poszukującymi pracy i niepozostających w zatrudnieniu, skierowanych do pracy przez powiatowy urząd pracy;
• pozostających w zatrudnieniu u pracodawcy występującego o zwrot kosztów, o ile niepełnosprawność tych osób powstała w okresie zatrudnienia u tego pracodawcy. Wyjątkiem jest tu sytuacja, gdy przyczyną powstania niepełnosprawności było zawinione przez pracodawcę lub pracownika naruszenie przepisów, w tym przepisów prawa pracy.

O przystosowanym stanowisku pracy osoby niepełnosprawnej mówimy, gdy stanowisko pracy jest oprzyrządowane i dostosowane odpowiednio do potrzeb wynikających z rodzaju i stopnia niepełnosprawności pracownika. Nie należy się więc spodziewać, że możliwe będzie odzyskanie wydatków poniesionych w związku ze standardowym malowaniem pomieszczeń czy instalacją urządzeń biurowych.
Jakie więc koszty mogą zostać objęte pomocą? Zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 15 września 2004 r. w sprawie zwrotu kosztów przystosowania stanowisk pracy, adaptacji pomieszczeń i urządzeń do potrzeb osób niepełnosprawnych oraz kosztów zatrudnienia pracownika pomagającego pracownikowi niepełnosprawnemu (Dz. U. z dnia 1 października 2004 r., Nr 215, poz. 2186) będą to wydatki poniesione na:

• zakup środków trwałych stanowiących wyposażenie związane z przystosowaniem stanowiska;
• wytworzenie środka trwałego związanego z przystosowaniem stanowiska systemem gospodarczym lub w zakładzie pracy

- w celu umożliwienia wykonywania przez pracownika niepełnosprawnego powierzonych czynności na poziomie porównywalnym z analogicznymi czynnościami wykonywanymi przez pracownika pełnosprawnego.
Oczywiste jest, że powyższe wydatki muszą pozostawać w ścisłym związku z potrzebami zatrudnianych osób. Pracodawcy nie mogą się jednak spodziewać odzyskania wszystkich pieniędzy. W myśl rozporządzenia, podlegająca zwrotowi wartość zakupu lub wytworzenia środków trwałych zostaje bowiem pomniejszona o wartość takich samych środków trwałych, jeżeli stanowiłyby one wyposażenie stanowiska osoby pełnosprawnej. W praktyce można więc jedynie liczyć na zwrot różnicy pomiędzy kosztami utworzenia zwykłego stanowiska pracy a stanowiska pracy przystosowanego dla potrzeb niepełnosprawnego podwładnego.

Pracodawca, który zdoła sprostać powyższym warunkom może wystąpić z wnioskiem starosty (prezydenta miasta na prawach powiatu) właściwego ze względu na miejsce zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Wzór wniosku został określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia. Do wniosku należy dołączyć szereg dokumentów, o których mówi § 4 ust. 5 rozporządzenia, m.in.:

• kopię dokumentu poświadczającego formę prawną prowadzenia działalności ( a więc np. zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej);
• kopię dokumentu określającego tytuł prawny do nieruchomości, budynku, lokalu lub pomieszczenia, w którym mają zostać przystosowane stanowiska pracy albo adaptowane pomieszczenia;
• zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu w opłacaniu należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
• dokumenty z urzędu skarbowego (dla osób opłacających zryczałtowany podatek - informacje o jego wysokości, za okres dwóch ubiegłych lat, a w przypadku pracodawcy działającego krócej niż 2 lata - za okres co najmniej 12 miesięcy, decyzję o ewentualnym zwolnieniu z podatków, zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami);
• decyzję o ewentualnym zwolnieniu z podatku akcyzowego
• zaświadczenie o zarejestrowaniu w Wojewódzkim Urzędzie Statystycznym i nadaniu numeru statystycznego REGON;
• kopię decyzji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej NIP;
• aktualną informację o niezaleganiu z wymagalnymi zobowiązaniami wobec Funduszu.

Po skompletowaniu i złożeniu wymaganych dokumentów pozostaje tylko czekać na rozpatrzenie wniosku. Musi to nastąpić w ciągu 30 dni od momentu jego złożenia.
Otrzymanie pozytywnego rozpatrzenia wniosku nie skutkuje niestety automatycznym uruchomieniem środków Funduszu. Aby otrzymać zwrot poniesionych wydatków pracodawca musi pamiętać, aby we właściwym urzędzie powiatu (miasta) przedłożyć jeszcze następujące dokumenty (§ 14 ust. 1 rozporządzenia):

• listy zatrudnionych pracowników korzystających z zaadaptowanych stanowisk pracy, pomieszczeń lub urządzeń;
• rozliczenia i zestawienia kosztów wszelkich przystosowań;
• rozpoznania służb medycznych, jeżeli zostało przeprowadzone, w raz z dokumentem poświadczającym zapłatę za rozpoznanie;
• faktury, rachunki i dowody zapłaty lub umowy dokumentujące poniesione koszty;
• skierowania dla osób niepełnosprawnych wydane przez powiatowy urząd pracy;
• kopie umów o pracę zawartych z osobami niepełnosprawnymi;
• kopie orzeczeń o stopniu niepełnosprawności pracowników;
• zaświadczenia o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy przez osoby niepełnosprawne, wydane przez lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikiem;
• zaświadczeń o zasadności udzielania pomocy pracownikowi niepełnosprawnemu, wydanych przez lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikiem;
• kopie zawartych z pracownikami umów o sprawowanie opieki nad pracownikami niepełnosprawnymi;
• ocenę techniczną rzeczoznawcy wraz z dokonaną przez niego wyceną w przypadku wytworzenia środka trwałego lub zakupu używanego sprzętu;
• wypis z ewidencji środków trwałych.

Spełnienie powyższych wymogów formalnych powinno uwieńczyć starania o dofinansowanie sukcesem. Zasadne jest tu jednak wspomnieć, że w pewnych wypadkach otrzymane środki trzeba będzie zwrócić. Stanie się tak, gdy okres zatrudnienia osoby niepełnosprawnej będzie krótszy niż 36 miesięcy, a więc np. gdy pracodawca po 2 latach zwolni podwładnego. Wówczas będzie zobowiązany do zwrotu 1/36 ogólnej kwoty zwrotu za każdy miesiąc brakujący do upływu 3 lat, czyli w wypadku ustania stosunku pracy po 24 miesiącach będzie to 12/36 ogólnej kwoty zwrotu. Przy czym wysokość zwrotu nigdy nie może być mniejsza niż 1/6 otrzymanej z Funduszu kwoty (art. 26 ust. 7 ustawy). Jednocześnie można uniknąć zwrotu, zatrudniając w ciągu 3 miesięcy od rozwiązania stosunku pracy z osoba niepełnosprawną inną osobę niepełnosprawną, skierowaną do pracy przez powiatowy urząd pracy. Wynikająca z tego powodu przerwa nie wlicza się jednak do 36-miesięcznego okresu koniecznego do zachowania dofinansowania (art. 26 ust. 8 ustawy).

Pracodawcy mają możliwość ubiegania się nie tylko o zwrot wydatków poniesionych na adaptację środowiska pracy niepełnosprawnych pracowników, ale również, w myśl art. 26 d ustawy, o zwrot miesięcznych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy w zakresie czynności ułatwiających komunikację z otoczeniem, jak również czynności niemożliwych lub trudnych do samodzielnego wykonania przez osobę niepełnosprawną.